一、什么是结构化思维?
在谈及项目管理之前,我们先简单介绍一下,什么是结构化思维。
结构化,就是指一个人在面对工作任务或者难题时能运用学习过的各种结构,从多个侧面进行思考,之后进行导致问题出现的根本原因分析,系统制定行动方案,并采取恰当的手段使工作得以高效率开展,取得高绩效,就是结构化思维。
二、为什么运用结构化思维?
我们举一个例子,架设某个项目开始启动了,我们不考虑任何结构化思维,直接点到点进行管理(以启动为起点,以目标为终点),过程中可能会遇到设计、物料、现场、时间等等各种问题,造成进程耽误,最终项目超时影响交付。
我们若想避开造成项目超时的各种问题,就得提前发现并解决这个问题,把处理问题的节点推前,提前解决问题,减少占用项目的时间,从而能保证项目按时交付。那么问题又来了,如何提前发现问题呢?最直接的,那就得靠结构化思维了。
回顾上面举的例子,如果我们在项目启动时加以架构化的思维进行考量,多角度切入,以面盘点,把可能遇到的问题展开,把项目分为无障碍、设计滞后、配货不足、现场协调四个类别,再根据需求逐一解决问题,把问题处理节点推前,最终达到项目的按时交付。
可以参考图1和图2,对比通过结构化思维展开项目工作过程与结果上的不同。
一、如何展开结构化思维?
简单介绍了结构化思维,解释了结构化思维管理的优势,现在讲解一下如何展开结构化思维。
1. 构建结构
把遇到的问题分级分类,从不同方面搭建框架,尽可能兼顾更多方面,保证我们的构建过程没有太大疏漏。例如一个项目启动,我们可以按开工到最终项目关闭去分级,同时把不同的进度、质量、安全等等进行分类。
2. 填充关键点
搭好结构之后,就去对应的填充我们需要的关键点,比如对应框架中的开工进度,我们需不需要关注,需要注意什么,有什么具体工作,这些都是可填充的关键点,关键点可粗可细,建议大家时间充足的话,由粗到细,逐层分析,保持整个过程严密性。
1. 分析对象
填充完关键点,就可以对每个关键点内容展开分析,最直接的方法,推荐通过六何分析法(5W1H)来具体分析每一个关键点有什么内容,例如我需要推进完工进度,那么内容分析就可以参考下表:
通过这样的分析后,我们就可以知道下一步朝哪个方向去做。
1. 计划及实施
构建、填充、分析都结束了,剩下的就是计划和实行了,这里面大家要多注意遵循PDCA循环(图4),从计划时就必须考虑如何检查,如何改进,不能单纯为了实施而实施,有计划务必实施,有行动务必检查,有研究务必改进,根据改进再制定更好的计划,从而不断减少成本,提高效率,达到结构化思维管理的最优化。